Effektiv mit E-Mails umgehen

Erhaltet Ihr viele E-Mails? Habt Ihr manchmal das Gefühl mit der Menge der E-Mails gar nicht mehr fertig zu werden? Hier sind sieben Tipps zum effektiven Umgang mit E-Mails.

Elizabeth Grace Saunders hat sich hierzu einige Gedanken gemacht:

1. Auf Mehrwert achten

Wann immer Ihr eine E-Mail beantwortet, fragt Euch, ob Eure Antwort einen Mehrwert bringt. Bringt Eure Antwort Euch, ein Projekt oder jemand anderen weiter? Falls nichts davon zutrifft, spart Euch die Antwort und seid konsequent dabei. Man sollte nicht nur der Antwort wegen antworten.

2. Antworten priorisieren

Wenn Ihr mehrere E-Mails zu beantworten habt, spielt Priorisierung eine wichtige Rolle. Dabei kann die Priorisierung entweder nach Wichtigkeit oder nach Dringlichkeit erfolgen. Dringende wichtige Antworten sollte man dabei natürlich immer als erstes abschicken.

3. Anhänge und Links für später abspeichern

Wenn Ihr Anhänge oder Hinweise auf Artikel, Videos o.ä. per E-Mail erhaltet, speichert diese an einer zentralen Stelle. Sobald ausreichend Zeit da ist, kann man diese zentrale Stelle abarbeiten und sich all das ansehen, was man für förderlich oder interessant hält.

4. 24-Stunden-Antwortzeiten

Nehmt Euch vor, beantwortenswerte E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Kürzere Antwortzeiten erhöhen den Stresslevel, längere könnten schnell unprofessionell wirken. In der Praxis haben sich 24 Stunden bewährt.

5. Standard-Antworten verwenden

Schlagen bei Euch immer wieder ähnliche Fragestellungen auf? Falls dem so ist, solltet Ihr Euch etwas Zeit nehmen, um Standardantworten zu entwickeln, die so gestaltet sind, dass sie auch für zukünftige Fragestellungen verwendet werden können. Die Kunst dabei ist, dass eine Standardantwort nicht wie eine Standardantwort aussehen sollte.

6. Für schwierige Antworten Zeit nehmen

So schnell man einfache, belanglose E-Mails vom Tisch bekommen sollte, so viel Zeit sollte man sich für schwierige Antworten nehmen. Hier bietet es sich an, die Beantwortung auf eine ToDo-Liste aufzunehmen und dann zu erledigen, wenn ausreichend Zeit dafür zur Verfügung steht.

7. E-Mail-Antworten vermeiden

Immer wieder fällt mir auf, dass ich auf einfache Fragen seitenlange Antworten per E-Mail bekomme und mir denke, dass das ganze in einem Telefonat in zwei Minuten hätte geklärt werden können. Überlegt Euch also, ob eine E-Mail-Antwort das richtige Mittel ist oder ob nicht ein Telefonat oder gar ein Treffen wesentlich einfacher allfällige Fragen beantworten würde.

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